试论办公室主任的“全身”修养
办公室主任素质的高低决定了办公室工作的好坏。因此,作为办公室的主要责任人,办公室主任从“头”到“脚”都应该是十分优秀的。我认为,在新形势下,办公室主任的“全身”修养最起码应包括八个方面,即头脑要灵,眼睛要明,嘴巴要稳,肩膀要平,心胸要阔,手脚要勤,身板要正。唯有这样,办公室的职能才得以充分发挥,形象才得以充分体现。
一、头脑要灵:勤于思考和总结
大脑作为人的思维与行为的主控中心,其程序必须严密而充实,其联络必须通畅而简捷,唯有这样,才能做到指导有方,调度自如。办公室是机关的主控中心,承担者参与政务、管理事务、搞好服务的重要职能,办公室主任的头脑必须要做好以下三个方面的修养:
一是要有天一般的辽阔,即要有大容量的信息存储能力。由于办公室工作琐萃而繁杂,决定了办公室主任必须养成事事关心、处处留意的好习惯,其目之所见、耳之所闻、鼻之所嗅、舌之所感、肤之所触,都应该在大脑皮层留下一道清晰的印记,而不应该抓大放小,更不应该丢三忘四。因为贮存在办公室主任头脑中的所有信息都将成为日后为领导服务、当好参谋、提供决策依据的“源码”。
二是要有海一般的深邃,即要有高质量的分析思辨能力。办公室主任的大脑不是简单的信息储存器,善于对各类信息的分类与分析应是办公室主任的基本功。一个信息反馈到大脑,马上就应该出现以下几个最基本的反应:该信息属什么类型?其重要程度如何?为什么会出现这个信息?与当前工作有什么必然联系?它会对工作或将要对工作产生什么影响?它该用公式还是用表格还是用文字表述最为方便?经过一番编排,就可形成信息的条理化、秩序化,为日后的应用提供良好的“物资”装备。
三是要有电脑一般的灵敏,即要有高速度的应变处理能力。信息的储存与分析,最终是为方便调度、及时指导和处理问题服务的,领导问计于办公室,要及时拿得出初步的设想及充分……
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